Connecter Pennylane et suivre les transmissions

1. General presentation

L’intégration transmet les factures, paiements et fermetures de caisse vers la société Pennylane associée à votre boutique. La connexion, la mise en file, le résultat de transmission et la déclaration de plateforme de facturation électronique sont des étapes distinctes. Vérifiez le résultat avant toute reprise.

2. Prerequisites

• Have an active Kash.Click account
• Have an active PennyLane account
• Utiliser un profil administrateur de la boutique pour connecter le compte ou confirmer la reprise initiale de l’historique
• Vérifier avec votre comptable la société destinataire, les comptes, les taxes et les données à reprendre

3. Log in to your PennyLane account

Connecté comme administrateur, utilisez le cadre de connexion Pennylane de cette aide. Le bouton J’ai déjà un compte Pennylane ouvre l’autorisation chez Pennylane ; Créer mon compte Pennylane correspond à la création d’un compte.

1. Ouvrez la bonne boutique et lancez la connexion avec le profil administrateur qui doit recevoir le retour.
2. Sur Pennylane, choisissez la société attendue et autorisez l’accès.
3. Terminez le retour dans la session et le navigateur d’origine, sans changer de profil ou de boutique entre-temps. La demande de connexion expire après quinze minutes et ne peut être utilisée qu’une fois.
4. Vérifiez le rattachement affiché. Une déclaration de plateforme en cours de traitement ne signifie pas que toutes les factures et écritures ont déjà été acceptées.

This button uses the OAuth protocol provided by PennyLane. The user is redirected to a secure page hosted by PennyLane to authorize or deny Kash.Click access to their accounting account.

4. Authorization and import of historical data

La connexion seule ne confirme pas un envoi intégral de l’historique. Lorsqu’elle est proposée, l’étape Transfert des commandes antérieures se trouve dans Configuration → Options générales → Web Services / Intégrations → Synchronisation Pennylane. Vérifiez les dates affichées avec votre comptable.

1. Choisissez le début inclus et la fin exclue. Pour inclure tout un jour, la date de fin doit être le jour suivant. Les factures sont sélectionnées à la date de vente, les paiements à leur propre date de paiement ; les commandes non validées sont exclues et les ventes archivées sont incluses. Cette étape ne reprend pas les fermetures Z.
2. Cliquez sur Simuler la reprise. La simulation ne transmet rien et ne crée pas de tâche d’envoi. Lisez les nombres d’opérations déjà confirmées, en attente, en échec, incertaines ou anciennes à vérifier.
3. Après contrôle du bilan, confirmez que vous disposez de l’accord écrit pour la reprise, puis utilisez Confirmer la mise en file. Une simulation de plus de dix minutes ou des données modifiées imposent une nouvelle simulation. Passer cette étape ne transmet pas l’historique.

5. Events that generate accounting entries

Après la connexion, les transmissions sont traitées en arrière-plan. Les trois flux de ventes sont suivis séparément : factures, paiements et fermetures Z. Le succès de l’un ne confirme pas celui des deux autres.

5.1 Order Registration

When an order is registered, Kash.Click generates several accounting entries:

• One or more transactions on the sales accounts (type 706 / 707 / 711 depending on the configuration, broken down by VAT rate)
• One or more transactions on the VAT accounts, with a separate account for each VAT rate.
• A transaction on the client's account

La ventilation dépend des taux et du régime des lignes. Pour les lignes en TVA sur marge, distinguez le prix commercial et le calcul interne de TVA ; les factures mixtes conservent les deux régimes. Comprendre la TVA sur marge.

Before registration, Kash.Click checks for the existence of the client in PennyLane:

• If the customer already exists, their accounting account is reused.
• If the customer does not exist, Kash.Click automatically forwards the customer information to PennyLane, which creates the corresponding account and returns the associated account number.

💡 If accounting chapter management is active, the software will use your configured accounting chapters for Pennylane exports.
▶️ Accounting chapters

5.2 Payment for an order

Le paiement d’une commande donne lieu à une transmission distincte de la facture. Sa date comptable correspond à celle du paiement. Selon l’opération, notamment un remboursement, le sens des mouvements varie :

• Compte client ou compte collectif configuré pour une vente anonyme
• Compte correspondant au mode de paiement utilisé : espèces, carte bancaire, virement, etc.

5.3 Cash register closing

La fermeture de caisse donne lieu à une écriture Z et à son justificatif, pour la caisse et l’intervalle exact de fermeture. Les montants peuvent être ventilés entre chiffre d’affaires, TVA, compte de liaison et éventuels écarts :

• Les montants et leur sens tiennent compte du résultat de la période, y compris d’une journée négative.
• Le succès d’un Z ne prouve pas que chaque facture ou paiement de la période a déjà été transmis.

Les écarts de caisse utilisent les comptes configurés pour les différences et les modes de paiement concernés. Faites contrôler leur sens et leur rapprochement avec le justificatif par votre comptable.

6. Data Synchronization

The integration also includes regular synchronization of certain reference data between Kash.Click and PennyLane.

• Payment methods
• BTW-tarief
• Accounting journals

Each cash register configured in Kash.Click is associated with a separate accounting journal in PennyLane. This allows you to manage a business using one or more cash registers, while maintaining a clear separation of accounting entries per register.

7. Comprendre un échec ou un résultat incertain

• En attente / Préparation : la transmission n’est pas confirmée. Une tâche créée ou un traitement démarré ne prouve pas qu’un document existe chez Pennylane.
• Envoi engagé : la création a pu commencer. Attendez le résultat ou demandez une vérification si le traitement reste bloqué.
• Succès confirmé : une réponse exploitable avec identifiant a été enregistrée, ou un objet existant a été relu et associé. Cela ne signifie pas que votre comptable a validé toute la comptabilité ou que la facture a été payée.
• Échec à corriger : un rejet explicite ou une erreur avant création a été enregistré. Consultez le motif : coordonnées client incomplètes, compte comptable invalide, droits manquants, justificatif impossible à produire ou connexion à rétablir, par exemple.
• Résultat incertain : Pennylane peut avoir créé l’objet sans que la caisse ait reçu une confirmation exploitable. Une coupure, un délai dépassé ou une réponse serveur anormale après l’envoi peuvent produire ce résultat. Aucun renvoi automatique n’est engagé : il faut d’abord rechercher l’objet distant.
• Exclu du flux : une décision motivée empêche l’envoi de cette source. Ce n’est pas une confirmation de création dans Pennylane.

Ces libellés sont notamment ceux du suivi technique utilisé par l’assistance. Un délai demandé par Pennylane après trop de requêtes doit être respecté. Un refus d’accès n’est pas toujours un jeton expiré : des autorisations supplémentaires peuvent nécessiter une nouvelle connexion.

8. Reconnecter sans recommencer les transmissions

Si une reconnexion est demandée, faites intervenir un administrateur. Dans la configuration Synchronisation Pennylane, l’option Déconnecter mon compte Pennylane permet de détacher la connexion après enregistrement. Relancez ensuite le parcours sécurisé du cadre Pennylane de cette aide, vers la même société, puis vérifiez le rattachement. En cas de doute, contactez l’assistance avant de déconnecter.

Une demande expirée ou un ancien lien ne se répare pas en le réutilisant : relancez la connexion depuis le logiciel, dans votre session actuelle. La reconnexion à la même société conserve le suivi et la protection contre les renvois. Un changement de société destinataire bloque les transmissions pour contrôle ; il ne remet pas le suivi à zéro.

9. Quand contacter l’assistance

Le commerçant peut vérifier ses données, corriger la configuration et rétablir sa connexion avec un administrateur. La page Transmissions Pennylane et les actions individuelles de reprise, d’association d’un objet retrouvé, d’autorisation après contrôle d’absence ou d’exclusion sont réservées au super administrateur. Les réparations d’anciennes clôtures relèvent aussi de l’assistance. Demandez son intervention plutôt que de chercher ces commandes dans votre compte.

Indiquez la boutique, la société Pennylane, le type d’opération, le numéro de facture ou de paiement ou la période du Z, la date et le message complet. Si vous retrouvez un objet chez Pennylane, communiquez sa référence et signalez toute intervention de votre comptable. N’envoyez ni mot de passe, ni jeton de connexion. Préparer une demande et joindre les justificatifs.